良くある質問

AがBを代理人とする委任状を提出していたのにBが総会を欠席した場合Aの議決はどうなるの?

Aの議決権行使はできなくなる可能性が高いです。事前にAの意思を確認しておきましょう。

詳細

区分所有法では集会の「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる。」となっています。(区分所有法第39条第2項)

書面による行使とは、具体的な個々の議案の賛否についてあらかじめ明らかにしておく方法です。通常は「議決権行使書」を使用して行われます。
これに対して、代理人による議決権行使は本人Aが特定の人Bを代理人と定めその代理人Bに自分に代わって総会にて議案の賛否を表明してもらう方式です。

問題は、本人Aに議決権行使を委任された代理人Bが総会に欠席した場合、本人Aの議決権行使はどうなるかというということです。

まず、代理人BがCに委任して欠席した場合はどうなるか。

この場合Bの議決はCが代理して実行します。
しかしそのままではAの議決までCは行使できません。
民法上任意代理(委任等本人の意思による代理のこと。これに対する言葉として本人の意思に基づかない親権者や後見人等の「法定代理」がある。)の復代理(代理人がさらに代理人を選任し本人を代理させること。)はAの許諾があるかBにやむを得ない事情がある場合にしか認められないからです。(民法第104条)

では代理人Bが議決権行使書を提出して総会を欠席した場合はどうなるでしょうか。
この場合本人Aは委任状により「何を代理人に委任したか」を考えることが必要です。本人Aが「議決権行使の方法まで代理人に委任した。」と考えれば代理人が議決権行使の方法として議決権行使書による議決権行使を選択したことに対しても委任の範囲が及び代理人Bが本人Aの分まで議決権行使書により議決権を行使したと考えることは可能です。
しかしここまで本人の意思を拡大することができるかは難しい問題です。
実際の運営では、Bが事前に出席票、委任状、議決権行使書すべてに署名して提出したためBが総会に出席するかどうか判断が難しい場合や、Bが委任状若しくは議決権行使書を提出した場合はすぐに本人Aに連絡を取ってAの意思を確認するという作業により問題は解決することが多いと思います。

このような作業ができなかった場合は、難しい判断になりますが、一般財団法人マンション管理センターが発行している「マンション管理センター通信」第239号にて弁護士佐藤貴美先生が

「区分所有法ではが本人自身が総会に出席できない場合の議決権行使の方法として、「書面による行使(本人名義による議決権行使書による行使)」と「代理人による行使」の2つをあらかじめ規定しており、総会に、代理人を含めその者の議決権を行使する者が誰も出席できない場合には、前者の「書面による行使」のルートを予定していると解することができます。そうすると、規約等で特別に定めがない限りは、代理人が議決権行使書でもって本人の分につき議決権を行使することは問題であるといえるでしょう。」と書いてあることを参考に、判断するのが解決として望ましいのかと思います。

ともあれ、このようなどちらとも判断できるような状態を厳密に解決することは難しく、Aさんの一票で可否が決定するような状態でない限り実務上は頭を悩まさない(議決に加算しない)という、処理もよいのではないでしょうか。(大変大雑把な私見ですが…。)

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